7 Tipps, wie Sie das Homeoffice Ihrer Mitarbeiter sicher gestalten
Das Arbeitsmodell “Remote Work“ ist ein fester Bestandteil unserer Arbeitskultur. Was einst als temporäre Lösung während der Corona-Pandemie begann, ist mittlerweile für viele Unternehmen zum festen Bestandteil ihrer Arbeitsweise geworden. Mit der zunehmenden Verlagerung von Arbeit in das Homeoffice steigen jedoch auch die Cybersecurity-Risiken.
Je mehr Menschen im Homeoffice arbeiten und sensible Daten und Projekte bearbeiten, desto größer wird die Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Statistiken zeigen weiterhin eine Zunahme von Angriffen, insbesondere gegen das Gesundheitswesen, die verarbeitende Industrie, Finanzdienstleister und den öffentlichen Sektoren. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen geraten aufgrund ihrer oft niedrigen IT-Sicherheitsstandards immer häufiger in das Visier der Täter.
Homeoffice als Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen
Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind in ihren Arbeitsweisen und Arbeitsprozessen noch nicht dort angekommen, wo das ein oder andere Großunternehmen schon ist. Corona hat viele KMU sinnbildlich in das kalte Wasser geworfen. Die Herausforderungen sind groß, beginnend bei der technischen Ausstattung bis hin zu fehlenden Erfahrungswerten. Kleine Unternehmen und Mittelständler verfügen häufiger über schmale Budgets, was nicht nur mit sich bringt, dass nicht jeder Mitarbeiter mit moderner Hardware ausgestattet ist, sondern auch, dass IT-Security-Fachkräfte Mangelware sind. Hinzu kommt, dass KMU meist wenig Erfahrung mit kollaborativem Arbeiten in dezentralen Teams haben und zusätzlich Expertise in der Auswahl bezahlbarer, sicherer Software fehlt.
4 Gründe, warum das Homeoffice zur Gefahr werden kann
Relativiertes Bewusstsein
Viele Arbeitnehmer sind sich der Risiken des mobilen Arbeitens nicht ausreichend bewusst. Im Büro-Alltag kümmert sich meist die hauseigene IT um alle Sicherheitsangelegenheiten. Mitarbeiter wissen demnach oft gar nicht, welche Sicherheitsrisiken digitales, mobiles Arbeiten mit sich bringt. Hinzu kommt, dass sich Mitarbeiter in ihrer privaten Umgebung in der Regel so sicher fühlen, dass sich das Bewusstsein für mögliche Cyber-Angriffe wie Phishing-Angriffe, Malware oder Datenlecks auf ein Minimum relativiert.
Nutzung privater Geräte
Für uns alle waren die Ausmaße von Covid-19 und den Kontaktbeschränkungen im Frühjahr 2020 völlig unvorhersehbar. Zahlreiche Unternehmen mussten ihre Mitarbeitenden nach Hause schicken, ohne vorab ausreichend Zeit gehabt zu haben, die notwendigen Strukturen zu schaffen. Trotz der mittlerweile verstärkten Nutzung von Homeoffice haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter noch nicht flächendeckend mit firmeneigener Hardware ausgestattet. Weil es oftmals an firmeneigener, mobiler Hardware fehlt und auch weil viele Mitarbeiter aus Gründen der Bequemlichkeit und Gewohnheit lieber mit dem privaten Laptop oder Telefon arbeiten, entstehen große Sicherheitslücken für Unternehmen. Private Laptops und Smartphones bergen erhebliche Risiken, da sie häufig nicht mit aktueller Antivirus-Software ausgestattet sind oder regelmäßige Updates fehlen.
Mangelhafte Kommunikation
Dezentrale Teams stehen vor der Herausforderung, den persönlichen Austausch aufrechtzuerhalten. Die Kommunikation verlagert sich oft auf E-Mails und Chats, wodurch Mitarbeiter leichter Opfer von Phishing-Betrug werden. Hacker spekulieren darauf, dass Mitarbeiter aufgrund eingeschränkter Rückfragen auf gefälschte Nachrichten hereinfallen.
Unsichere Heimnetzwerke
Zuhause arbeiten heißt für viele, erstmal den Firmen-Laptop mit dem privaten WLAN-Netzwerk zu verbinden. Genau das erhöht allerdings das Risiko von Datenverlust enorm. Weil Heimnetzwerke oftmals schlecht geschützt sind und Passwörter mit Dritten geteilt werden, können Nachrichten und Passwörter schnell von Hackern abgegriffen werden. Personen, die das gleiche Netzwerk nutzen, könnten außerdem sensible Daten einsehen. Empfehlung: Für mehr Insider-Infos zum sicheren Betrieb von Unternehmensnetzen und geschäftskritischen IT-Infrastrukturen abonnieren Sie unseren kostenlosen Cybersecurity-Newsletter.
7 Tipps für mehr Sicherheit im Homeoffice
1. Nutzung firmeneigene Geräte
Zunächst einmal sollten Sie Ihre Mitarbeiter möglichst mit firmeneigener Hardware ausstatten, die sie zum Arbeiten von zuhause nutzen können. So verhindern Sie, dass persönliche Geräte genutzt werden und schaffen eine Sicherheitsbasis. Bei der Einrichtung firmeneigener Geräte sollten Sie außerdem darauf achten, dass Firewall, Anti-Malware und Anti-Viren-Software installiert und auf aktuellem Stand sind. So können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden mit einer einheitliche IT-Sicherheitsbasis arbeiten und ein grundlegender Schutz vorhanden ist. Für Mitarbeiter, die nicht viel mit Grafik oder Bewegtbild arbeiten müssen, reicht ein handelsübliches Notebook und gegebenenfalls ein Smartphone mit großem Display aus, sodass die finanziellen Ausgaben für die Anschaffung überschaubar bleiben. Behalten Sie außerdem im Kopf, dass der Bedarf an physischen Büroräumen und Ressourcen durch die Mitarbeiter im Homeoffice deutlich reduziert werden können, sodass durch Homeoffice langfristig Kosten ausgeglichen, wenn nicht sogar eingespart werden.
2. Regelmäßige Software- und System-Updates
Damit Schutz-Software ihre Wirkung behält, braucht es regelmäßig Updates. Wir alle wissen, dass solche Updates nerven und viel Zeit kosten. Deshalb werden sie von Mitarbeitern oft und gerne ignoriert. Klären Sie Ihre Mitarbeiter auf und schaffen ein Bewusstsein dafür, wie wichtig solche Aktualisierungen der Systeme und der Software sind. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Mitarbeiter, die unsicher sind, Unterstützung beim Einrichten ihrer Geräte bekommen. Datensicherung sollte ebenfalls verpflichtend sein, um im Falle eines Datenverlusts vorbereitet zu sein.
3. Einführung einer Homeoffice-Richtlinie
Zur Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über die Risiken und Möglichkeiten ihres eigenen Mitwirkens zum Schutze des Unternehmens informiert sind, empfiehlt es sich, eine verbindliche Richtlinie für das Arbeiten im Homeoffice zu erstellen. Diese sollte klare Vorgaben zu IT-Sicherheit, Software-Nutzung und der Handhabung von USB-Geräten enthalten. Die Richtlinie dient sowohl als Leitfaden für Mitarbeiter als auch als Absicherung für Ihr Unternehmen. Diese sollte auch beinhalten, dass das eigenständige Herunterladen von Apps oder ausführbaren Dateien, ohne vorherige Rücksprache mit der IT untersagt ist. So können Sie präventiv gegen einen möglichen Schaden durch Malware vorgehen.
4. Passwörter und Multifaktor-Authentifizierung
Um sich vor Datendiebstahl oder anderen Angriffen zu schützen, lohnt es sich, Multi-Faktor-Authentifizierungen zu implementieren und Hinweise zur sicheren Passwortvergabe zu geben. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, das Standardpasswort ihres Heimnetzwerkes zu ändern, sodass der Zugriff auf das Netzwerk für Dritte erschwert wird. Allgemein sollten möglichst viele Dateien und Anwendungen mit Passwörtern und Authentifizierungsmöglichkeiten verschlüsselt werden.
5. Sensibilisierung für Phising-Angriffe
Hier wird es zu Ihrer Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu schulen. Geben Sie ihnen einen Einblick darin, mit welchen Tipps und Tricks Hacker versuchen, per E-Mail-Betrug an Ihre Daten zu gelangen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Anweisungen dazu, wie sie Phishing-E-Mails frühzeitig erkennen können. Geben Sie Hinweise auf verdächtige Merkmale wie Rechtschreibfehler, unbekannte Absender oder verdächtige Links. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, im Zweifel immer die IT-Abteilung zu konsultieren.
6. Implementierung von VPN-Lösungen
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) zur Verfügung um zu vermeiden, dass Mitarbeiter ein unsicheres Heimnetzwerk oder gar öffentliche Wifi-Verbindungen nutzen. Bei dieser Technologie wird das mobile Netzwerk mit dem Firmennetzwerk verbunden und Daten durch einen VPN-Tunnel verschlüsselt und sicher übertragen. Beim Einrichten eines virtuellen privaten Netzwerkes für Ihre Mitarbeiter gilt es darauf zu achten, dass die Internetverbindung Ihres Unternehmens stark genug und die zur Verfügung gestellte Hardware entsprechend performant ist.
7. Entwicklung einer Datenmanagement-Strategie
Nicht nur Ihre Mitarbeiter und der Hardware-Einsatz müssen in heutigen Zeiten neu gedacht werden. Es ist jetzt wichtiger denn je, eine ganzheitliche Datenmanagement-Strategie zu entwickeln, die vor allem für Einheitlichkeit innerhalb Ihres Teams sorgt. Prüfen Sie, welche Cloud-Lösungen und Kollaborationstools dem Sicherheitsniveau Ihres Unternehmens entsprechen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, welche Tools und Programme Sie nutzen dürfen. Stellen Sie Ihrem Team außerdem einen zentralen Speicherort für ihre Dokumente und Dateien zur Verfügung. So verhindern Sie, dass Dateien auf Desktops oder an leicht zugänglichen Orten abgelegt werden.
Fazit
Das Homeoffice ist ein fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle und erfordert verstärkte Investitionen in die IT-Sicherheit. Neben der Bereitstellung von sicherer Hardware und Software-Lösungen ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Mit einer Kombination aus technischen Maßnahmen und gezieltem Wissenstransfer können Unternehmen effektiv auf die Herausforderungen der Cyberkriminalität reagieren und ein sicheres Arbeitsumfeld schaffen.
