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7 Tipps, wie Sie das Homeoffice Ihrer Mitarbeiter sicher gestalten

Frau arbeitet mit Laptop im Homeoffice. Grafik im Vordergrund deutet potentielle Bedrohung an.

Das Arbeitsmodell „von überall arbeiten“ gewinnt deutschlandweit zunehmend an Beliebtheit. Scheuten sich viele Unternehmen vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie noch davor, ihre Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten zu lassen, so ist das Homeoffice in jüngster Zeit zum Standard geworden. Neben der Ad-hoc-Umstrukturierung von Hard- und Software stellt die Heimarbeit Firmen vor eine weitere Herausforderung: Die Gefahr vor Cyberkriminellen.

Je mehr Menschen im Homeoffice arbeiten und sensible Daten und Projekte bearbeiten, desto größer wird die Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Statistiken zeigen, dass Covid19 die Anzahl an Angriffen in die Höhe schnellen lässt. Vor allem das Gesundheitswesen, die verarbeitende Industrie, Finanzdienstleister und Organisationen des öffentlichen Sektors sind laut Bundeskriminalamt stark betroffen. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen geraten aufgrund ihrer oft niedrigen Sicherheitsstandards immer häufiger in das Visier der Täter.

Homeoffice als Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind in ihren Arbeitsweisen und Arbeitsprozessen noch nicht dort angekommen, wo das ein oder andere Großunternehmen schon ist. Corona hat viele KMU sinnbildlich in das kalte Wasser geworfen. Die Herausforderungen sind groß, beginnend bei der technischen Ausstattung bis hin zu fehlenden Erfahrungswerten. Kleine Unternehmen und Mittelständler verfügen häufiger über schmale Budgets, was nicht nur mit sich bringt, dass nicht jeder Mitarbeiter mit Laptop und Smartphone ausgestattet ist, sondern auch, dass IT-Security-Fachkräfte Mangelware sind. Hinzu kommt, dass KMU meist wenig Erfahrung mit kollaborativem Arbeiten in dezentralen Teams haben und zusätzlich Expertise in der Auswahl bezahlbarer, sicherer Software fehlt.

4 Gründe, warum das Homeoffice zur Gefahr werden kann


Relativiertes Bewusstsein

Für einen Großteil der Arbeitnehmer ist der Umzug in das Homeoffice Neuland. Im Büro-Alltag kümmert sich meist die hauseigene IT um alle Sicherheitsangelegenheiten. Mitarbeiter wissen demnach oft gar nicht, welche Sicherheitsrisiken digitales, mobiles Arbeiten mit sich bringt
Hinzu kommt, dass sich Mitarbeiter in ihrer privaten Umgebung in der Regel so sicher fühlen, dass sich das Bewusstsein für mögliche Cyber-Angriffe auf ein Minimum relativiert. 

Nutzung privater Geräte

Für uns alle waren die Ausmaße von Covid-19 und den Kontaktbeschränkungen im Frühjahr 2020 völlig unvorhersehbar. Zahlreiche Unternehmen mussten ihre Mitarbeitenden nach Hause schicken, ohne vorab ausreichend Zeit gehabt zu haben, die notwendigen Strukturen zu schaffen. Auch heute sind wieder zahlreiche Arbeitnehmer auf das mobile Arbeiten von Zuhause angewiesen. Weil es oftmals an firmeneigener, mobiler Hardware fehlt und auch weil viele Mitarbeiter aus Gründen der Bequemlichkeit und Gewohnheit lieber mit dem privaten Laptop oder Telefon arbeiten, entstehen große Sicherheitslücken für Unternehmen. Persönliche Geräte bergen vor allem deshalb Sicherheitsrisiken, weil auf ihnen häufig weder angemessene Sicherheitssoftware installiert ist noch regelmäßig Updates des Betriebssystems und aller verwendeter Software-Komponenten eingespielt werden.   

Fehlende Kommunikation

Wenn Teams plötzlich nicht mehr zusammensitzen, leidet automatisch auch der persönliche Austausch untereinander. Dialoge werden in die E-Mail oder den Chat übertragen und Mitarbeiter werden zum leichten Ziel für Phishing-Versuche. Hacker spekulieren beispielsweise darauf, dass Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, aufgrund minimierter Kommunikation nicht überprüfen, ob eine E-Mail legitim ist. 

Private Heimnetzwerke

Zuhause arbeiten heißt für viele, erstmal den Firmen-Laptop mit dem privaten Netzwerk zu verbinden. Genau das erhöht allerdings das Risiko von Datenlecks enorm. Weil Heimnetzwerke oftmals schlecht geschützt sind und Passwörter mit Dritten geteilt werden, können Nachrichten und Passwörter schnell von Hackern abgegriffen werden. Personen, die das gleiche Netzwerk nutzen, könnten außerdem sensible Daten einsehen. 

Hilfreiche Tipps, um das Homeoffice sicher zu machen


1. Firmeneigene Geräte

Zunächst einmal sollten Sie Ihre Mitarbeiter möglichst mit firmeneigener Hardware ausstatten, die sie zum Arbeiten von Zuhause nutzen können. So verhindern Sie, dass persönliche Geräte genutzt werden und schaffen eine Sicherheitsbasis.

Bei der Einrichtung firmeneigener Geräte sollten Sie außerdem darauf achten, dass Firewall, Anti-Malware und Anti-Viren-Software installiert und auf aktuellem Stand sind. So können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden mit dem gleichen Standard arbeiten und ein grundlegender Schutz vorhanden ist. 
Für Mitarbeiter, die nicht viel mit Grafik oder Bewegtbild arbeiten müssen, reicht ein handelsübliches Notebook und gegebenenfalls ein Smartphone mit großem Display aus, sodass die finanziellen Ausgaben für die Anschaffung überschaubar bleiben. Behalten Sie außerdem im Kopf, dass der Bedarf an physischen Büroräumen und Ressourcen durch die Mitarbeiter im Homeoffice deutlich reduziert werden können, sodass durch Homeoffice langfristig Kosten ausgeglichen, wenn nicht sogar eingespart werden.

2. Software- und System-Updates

Damit Schutz-Software ihre Wirkung behält, braucht sie regelmäßige Updates. Wir alle wissen, dass solche Updates nerven und viel Zeit kosten. Deshalb werden sie von Mitarbeitern oft und gerne ignoriert. Damit das nicht passiert, klären Sie Ihre Mitarbeiter auf und schaffen Sie das Bewusstsein dafür, wie wichtig solche Aktualisierungen der Systeme und der Software sind. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Mitarbeiter, die unsicher sind, Unterstützung beim Einrichten ihrer Geräte bekommen.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter außerdem dazu an, ihre Daten regelmäßig zu sichern. So lassen Sie Erpressungsversuche bei Datendiebstahl ins Leere laufen.

3. Richtlinie zur Fernarbeit

Zur Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über die Risiken und Möglichkeiten ihres eigenen Mitwirkens zum Schutze des Unternehmens informiert sind, empfiehlt es sich, eine Richtlinie zur Fernarbeit zu implementieren. In dieser können alle Vorgaben und Regelungen für das Arbeiten im Homeoffice festgehalten werden. Eine solche Richtlinie hilft Ihnen dabei, sich darin abzusichern, die Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt zu haben, und dient den Mitarbeitern als Leitlinie, auf die sie bei Unsicherheiten zurückgreifen können. Diese sollte auch beinhalten, dass das eigenständige Herunterladen von Apps oder ausführbaren Dateien, ohne vorherige Rücksprache mit der IT untersagt ist. Auch das Anschließen jeglicher USB-Laufwerke sollte Ihren Mitarbeitern möglichst untersagt sein. So können Sie präventiv gegen einen möglichen Schaden durch Malware vorgehen.

4. Passwörter und Multifaktor-Authentifizierung

Für einige mag dieser Tipp nicht erwähnenswert erscheinen, es gibt aber noch immer zahlreiche Mitarbeiter, die ihre Geräte und Programme mit unsicheren Passwörtern verschlüsseln. Um sich vor Datendiebstahl oder anderen Angriffen zu schützen, lohnt es sich, Multi-Faktor-Authentifizierungen zu implementieren und Hinweise zur Passwortvergabe zu geben. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, das Standardpasswort ihres Heimnetzwerkes zu ändern, sodass der Zugriff auf das Netzwerk für Dritte erschwert wird. Allgemein sollten möglichst viele Dateien und Anwendungen mit Passwörtern und Authentifizierungsmöglichkeiten verschlüsselt werden.

5. Phishing-Nachrichten frühzeitig erkennen

Hier wird es zu Ihrer Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu schulen. Geben Sie ihnen einen Einblick darin, mit welchen Tipps und Tricks Hacker versuchen, per E-Mail-Betrug an Ihre Daten zu gelangen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Anweisungen dazu, wie sie Phishing-Nachrichten frühzeitig erkennen können. Leiten Sie sie an, angehängte Links oder Dateien nicht voreilig zu öffnen und Absender sowie E-Mail-Inhalte sorgfältig zu prüfen. Rechtschreib- und Formulierungsfehler sind oftmals ein Indiz für einen Betrug. Geben Sie Ihren Mitarbeitern mit, sich Link-Vorschauen anzeigen zu lassen und bei fragwürdigen Inhalten Rücksprache mit der IT zu halten.

6. VPN- und Remote-Access-Lösungen

Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter ein unsicheres Heimnetzwerk oder gar öffentliche Wifi-Verbindungen nutzen, stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) zur Verfügung. Bei dieser Technologie wird das mobile Netzwerk mit dem Firmennetzwerk verbunden und Daten durch einen VPN-Tunnel verschlüsselt und sicher übertragen.

Eine VPN-Vernetzung ermöglicht, dass Kollegen auch Zuhause einfach und sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen und barrierefrei mit denselben Daten und Ressourcen arbeiten, wie im Büro.
Beim Einrichten eines virtuellen privaten Netzwerkes für Ihre Mitarbeiter gilt es darauf zu achten, dass die Internetverbindung Ihres Unternehmens stark genug und die zur Verfügung gestellte Hardware entsprechend performant ist.

7. Datenmanagement-Strategie

Nicht nur Ihre Mitarbeiter und der Hardware-Einsatz müssen in heutigen Zeiten neu gedacht werden. Es ist jetzt wohl wichtiger denn je, eine ganzheitliche Datenmanagement-Strategie zu entwickeln, die vor allem für Einheitlichkeit innerhalb Ihres Teams sorgt. Prüfen Sie, welche Cloud-Services und Kollaborationstools dem Sicherheitsniveau Ihres Unternehmens entsprechen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, welche Tools und Programme Sie nutzen dürfen. Stellen Sie Ihrem Team außerdem einen zentralen Speicherort für ihre Dokumente und Dateien zur Verfügung. So verhindern Sie, dass Dateien auf Desktops oder an leicht zugänglichen Orten abgelegt werden.

Fazit

Die Corona-Pandemie war Auslöser für das Aufleben des Homeoffice auf der ganzen Welt. Viele kleine und mittelständische Unternehmen wollen Ihren Mitarbeitern auch nach der Krise das Arbeiten von Zuhause ermöglichen. Damit dieser Trend von langfristiger Dauer sein kann, müssen Unternehmen mehr in die IT-Sicherheit investieren. Neben technischen Maßnahmen wie der Bereitstellung der richtigen Hard- und Software spielt hierbei die menschliche Komponente eine große Rolle. Nur wenn Mitarbeiter von Experten über ihr Handeln aufgeklärt und zum sensiblen Umgang mit firmeninternen Daten geschult werden, können sie sich und das Unternehmen vor Cyberangriffen jeglicher Art schützen.


Autor: Stephan Riedel,
Spezialist für IT-Sicherheit und Cloud-Dienste bei envia TEL
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